Volete renderlo davvero Smart? Opportunità, leggende e rischi di quello che prima era telelavoro e oggi è "agile" e "intelligente"

In tempi di zone rosse, mascherine e rischio di contagi, lavorare da casa sembra non più un'opportunità ma una necessità per far andare avanti le aziende. Ma… lo Smart Working funziona davvero? Che vantaggi – reali – porta? E cosa è bene evitare?

Smart Working: perché conviene lavorare (e far lavorare) a distanza?

Produttività, produttività, produttività. Questa potrebbe essere la risposta di un imprenditore.
Libertà, libertà, libertà. Questa invece quella di un collaboratore/dipendente.

Aspirazioni agli antipodi? Beh, in parte sì ma le convergenze possono essere molte.

La storia ci dice che le aziende che hanno adottato modalità di lavoro agile a distanza, hanno visto consolidarsi prima e salire poi i tassi di produttività. Quando divenisse norma, lo Smart Working potrebbe portare anche a cospicui risparmi su acquisto, attrezzatura e manutenzione delle sedi "fisiche". La "smaterializzazione" del posto di lavoro a favore del lavorare ovunque, porta con sé anche maggior disposizione alla flessibilità e un miglior coinvolgimento. Dal lato dei lavoratori essere privati degli obblighi che vigono in ufficio, dall'abbigliamento in giù, è uno scarico di pressioni che porta a un benessere psicologico percepito in grado di diminuire drasticamente stress  e assenteismo.

Quando una, 10, 100, 1.000 persone non debbono più spostarsi ogni giorno per timbrare il cartellino, la qualità dell'aria delle città ne risente (in positivo) e i benefici ricadono su tutti.
 

Che cos'è esattamente  lo Smart Working

"Modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa. La prestazione lavorativa viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva" questa la definizione di legge (Legge 22 maggio 2017, n. 81 – "Jobs Act") che stabilisce cosa sia lo Smart Working.
 

Smart Working: le buone pratiche

  • Orario
    fra aziende e lavoratori - considerando che lo Smart Working non prevede orari fissi ma obiettivi da raggiungere - è fondamentale che si stabiliscano delle fasce orarie di "disconnessione", durante le quali non si possano disturbare questi ultimi. La necessità che sta dietro a questa buona pratica è quella di armonizzare il bisogno di comunicare e collaborare in tempo reale con l'azienda e quello di favorire il cosiddetto work-life-balance
     
  • Strumenti
    no, non basta il cellulare e non è sufficiente nemmeno il PC. È necessario avere una postazione vera e propria che induca anche il giusto setting mentale e consenta di "entrare" in modalità-lavoro anche se si è in casa propria in mutande mentre la lavatrice sta centrifugando i panni. Servono quindi attrezzi elettronici (e non) che replichino una qualsiasi postazione di lavoro "tradizionale"
     
  • Formazione e mentalità
    lavorare a distanza e auto-organizzando i task non è cosa da tutti, per questo motivo prima di procedere con lo Smart Working è indispensabile seguire una formazione che sia in parte dedicata agli strumenti, in parte all'acquisizione della giusta mentalità (che deve imperniarsi sulla delega, lato aziende e sull'assunzione di responsabilità, lato lavoratori)
     
  • Organizzazione
    file condivisi, risorse software, keywords, chat di team… organizzare le risorse in modo da renderle disponibili a chi lavora fuori dall'ufficio è spesso uno dei passi più ardui da compiere, specie quando si è costretti a barcamenarsi fra mentalità conservativa e approccio prudenziale de responsabili IT
     
  • Chiarezza
    è lavoro, non vacanza; questo deve essere chiaro a tutti. Se in modalità Smart Working si è più liberi, nessuno può permettersi di non lavorare. La chiarezza dei patti e dei confini del lavoro agile a distanza deve essere alla base del processo. E… per esser chiari la differenza fra "telelavoro" e "smart working" sta nel fatto che il primo è il classico lavoro da casa, con i medesimi orari d'ufficio e i medesimi compiti, il secondo prescinde dagli orari (salvo finestre concordate), dai device, dai luoghi ed è "goal oriented". Una curiosità: le prime aziende che operavano con il telelavoro, lo consentivano solo a patto che i dipendenti assumessero dei collaboratori domestici, per non essere sopraffatti dalle necessità casalinghe durante quello che – a tutti gli effetti – era orario di lavoro.
     

Cosa succede nella testa di chi lavora in Smart Working?

Se fuori dalla pressione che si respira in ufficio possono liberarsi energie creative utili alla buona realizzazione dei propri compiti professionali e vero e proprio patrimonio per le aziende, lavorare in Smart Working cambia l'approccio al lavoro e alla vita stessa. Si esce dalle dinamiche relazionali d'ufficio – e se queste sono fonte di stress è un bene - ma ci si spoglia anche di uno dei ruoli che costituiscono la propria identità. Non si è più l'account, l'ingegnere o il responsabile paghe che è riconosciuto come tale nel micro-ambiente dei propri colleghi e si diventa "semplicemente" qualcuno che fa un lavoro. Se per alcune tipologie di personalità questa è la condizione ideale, per altre diventa uno scenario terribile perché vengono meno i pilastri su cui si appoggiano le coordinate che restituiscono una precisa collocazione nel mondo.

Altra questione: mancando la relazione quotidiana con i colleghi, viene a mancare pure una dimensione di svago e costruzione di senso comune che è fondamentale per l'equilibrio di qualsiasi persona. Questa mancanza va gestita e riequilibrata.

Smart Working per tutti? Sì, no, forse. Per coloro che hanno una struttura psicologica "dipendente" e si identificano co il proprio mestiere è più difficile far fronte alla ristrutturazione psicologica che lo Smart Working implica; chi è più indipendente e possiede un'identità più sfaccettata è agevolato ma rischia di dover faticare non poco per definire i limiti entro cui operare; chi è portato al controllo e ha una visione gerarchica può sentirsi smarrito di fronte a un contesto professionale che si smaterializza; chi, a casa propria si sente meno libero e apprezzato che in ufficio, spesso torna volontariamente fra le mura dell'azienda; coloro che hanno grande bisogno di sentirsi parte di una sfera sociale possono percepire un isolamento depressogeno; chi invece possiede buone skills di auto-organizzazione può sentirsi nel pieno di un flusso motivante; chi sviluppa la propria identità principalmente fuori dal lavoro non è detto che gradisca l'ingresso dell'ufficio fra le mura domestiche... Insomma, il gioco è bello ma non è proprio adatto a qualsiasi persona (e a qualsiasi team).

Alert: chi è abituato a lamentarsi del lavoro d'ufficio, si lamenterà anche del lavoro a distanza…
 

Il lavoro a distanza fra miti e leggende…

Felicità assoluta, iperproliferazione del tempo libero e già che ci siamo Sole tutte le domeniche. La narrazione dello Smart Working è ammantata di leggende più o meno fantasiose che ci restituiscono la misura di quanto, ancora oggi, si tratti di una realtà poco conosciuta e molto… immaginata. Se nel 2019 gli Smart Worker italiani sono cresciuti del 20% rispetto all'anno precedente, siamo ancora agli inizi del fenomeno e non tutti immaginano – per esempio – che le aziende operano una forma di controllo sul lavoro agile, cosa che – da sola -  rende tutte le leggende già meno interessanti…
 

I limiti dello Smart Working

Gestire le emergenze. Ecco il principale problema dello Smart Working. Se chi lavora con soddisfazione in modalità agile si sente più felice ed è più motivato a percepirsi parte attiva dell'azienda, vedersi  e collaborare gomito a gomito per fronteggiare un'emergenza è qualcosa di unico che permette sia di rispondere più coerentemente alle sollecitazioni, sia di sentirsi squadra. È quindi paradossale ma… lo Smart Working è esso stesso risposta d'emergenza all'attuale emergenza legata al Coronavirus. Non è un caso che su Google le ricerche si impennino in maniera incredibile nell'arco di pochissimi giorni:

 


Lo Smart Working in periodo di isolamento sanitario

Contenere i rischi di contagio è responsabilità di tutti e il Coronavirus si combatte anche allestendo uno Smart Working d'emergenza, che è cosa diversa da un lavoro agile a distanza strutturato (che, in ogni caso, prevede di norma al massimo 2 giorni a settimana per questa modalità). È allora necessario far ricorso al senso di responsabilità di tutti. Ecco poche, buone regole da seguire:

  • rispettare gli orari di lavoro tradizionali
  • mettersi nello stato d'animo più coerente con la situazione (ovvero rendersi conto che un po' di disagio è necessario ma che la situazione è passeggera)
  • raddoppiare l'attenzione con cui si eseguono i propri compiti per evitare rework inutili e fastidiosi
  • dotare, per quanto possibile, le persone di strumenti hardware e software in grado di facilitare il lavoro (le cosiddette "tecnologie abilitanti")
  • prevedere chat o videochat quotidiane di messa a punto delle procedure
  • organizzare i lavori di casa in maniera tale da non interferire con lo Smart Working
  • se si è "smanettoni", armarsi di pazienza per assistere i colleghi meno ferrati in fatto di informatica
  • oltrepassare le logiche di controllo e gerarchia per assumere atteggiamenti collaborativi.

Detto ciò, buon lavoro agile a distanza a tutti e… che la bufera passi presto!